Het begint allemaal bij je kostprijs. Veel pakketten werken met een mix van een prijs per klant, een licentie per medewerker en aparte onderdelen voor facturatie of bankkoppeling. Dat maakt je prijs per administratie onvoorspelbaar, en dus je prijsstelling naar buiten toe net zo. Cleverboek kiest een andere weg: één tarief per klantdossier, met alle functies erin. Er zijn geen modules die je erbij koopt, geen licenties per medewerker en geen staffel om naartoe te groeien.
Praktisch betekent dat heel wat. Je kunt je uurtarief of abonnementsprijs onderbouwen zonder eerst een offerte op te vragen. Een boekhouder met twintig dossiers betaalt een kwart dan een kantoor met tachtig klanten, en ieder betaalt hetzelfde per dossier. En omdat je per dossier maandelijks kunt stoppen, loop je geen financiëel risico. Vertrekt een klant tussentijds, dan eindigt dat dossier direct en vervalt de rekening meteen.
Reken Met je Eigen Omvang
De prijs schaalt niet mee met je groei. Een zelfstandig boekhouder met vijftien dossiers betaalt een klein bedrag, wat bij een gemiddeld tarief van een paar tientjes een klein deel van je omzet is. Je kunt ook met één klant beginnen, dus geen minimumafname dwingt je tot meer. Een administratiekantoor met vijfenzeventig klanten betaalt €375 per maand, en betaalt niets extra voor medewerkers. Een groot kantoor met tweehonderdvijftig klanten betaalt €1.250 per maand.
Die voorspelbaarheid is goud waard. Omdat het model niet meebeweegt met je omvang, hoef je bij groei niet opnieuw te onderhandelen. Je weet bij elk dossier wat het je kost. Een kantoor dat zijn tarieven onderbouwt wint aan overzicht met vaste kosten. Cleverboek maakt het bewust overzichtelijk, zonder volumetrucs.
Laat Klanten Aanleveren
Het grootste tijdverlies zit zelden in het boeken. Bonnen komen pas laat binnen, inkoopfacturen blijven in een mailbox hangen, en een klant wil weten waar zijn boeking blijft. In Cleverboek doet de klant zelf een deel van het werk. Hij levert bonnen digitaal aan, en scan en herken zet de gegevens klaar. De bankverbinding trekt de mutaties binnen, en de boekhoudbot herkent vaste posten.
Het restwerk is vooral checken. Omdat kantoor en klant één beeld delen, verandert de rol Boekhoudprogramma voor boekhouders en administratiekantoren van je kantoor. In plaats van terugkijken op het verleden, kun je adviseren over wat er nu staat. Dat is precies het werk waarmee je je tarief verdedigt. Een kantoor dat samenwerkt in één systeem wint uren terug.
Stap Gefaseerd Over
Overstappen met een heel kantoor tegelijk is riskant. Het werkt slimmer om met een paar dossiers te beginnen die je goed kent, die een periode te laten draaien, en pas daarna de rest over te zetten. Omdat je per administratie betaalt en geen jaarcontract hebt, kost dat rustige tempo geen cent meer.
Bij het overzetten zelf helpt de opstartservice. Openstaande posten, grootboek en stamgegevens gaan netjes over uit het bestaande systeem, ongeacht of dat Excel was of een ander boekhoudpakket. Je klant ervaart vooral voordeel, behalve dat hij voortaan zelf inzicht heeft. Zo'n overstap gaat stap voor stap.
Wat Elke Klant Krijgt
Er bestaat geen uitgeklede basisversie. Elke klantadministratie beschikt over hetzelfde pakket. De bankkoppeling brengt transacties automatisch binnen, en legt ze naast de boekingen, dus handmatig importeren is verleden tijd. De btw-aangifte wordt opgebouwd uit wat er is geboekt, zodat jij of je medewerker vooral beoordeelt. Inkoopfacturen en mutaties volgen één verwerking, telkens met overzicht per administratie.
Factureren doet hij zelf. Onbeperkt facturen en offertes, in je eigen huisstijl, en een iDEAL-betaallink, zodat geen los factuurprogramma meer nodig is. Urenregistratie en kilometerregistratie is inbegrepen, prettig voor adviseurs. Via de mobiele app boekt hij onderweg, dus bonnen komen binnen wanneer ze ontstaan. Zo blijft alles up to date.
Wat je Kiest bij deze Software
Het juiste pakket voor je portefeuille maakt je kosten overzichtelijk. Cleverboek combineert een vast tarief met volledige functionaliteit, zonder verborgen kosten, en zonder setupkosten. Je meldt je kantoor aan, begint meteen met je dossiers, en werkt met je team zonder extra kosten. Dat maakt het ideaal voor zelfstandige boekhouders.
De rekensom blijft simpel. Vijf euro per klantadministratie, met het volledige pakket, en geen jaarverplichting. Begin met de klanten die je als eerste wilt overzetten, kijk hoe het draait, en breid daarna rustig uit. Zo behoud je overzicht over je kantoor, zonder dat je aan een duur pakket vastzit. Cleverboek kiest bewust voor duidelijkheid, en daar vaart een administratiekantoor bij.